Ik bied regelmatig betaalde opdrachten aan modellen. Omdat ik zelf een onderneming ben, moet ik alle kosten die ik maak goed administreren, en daarom van iedereen een goede factuur hebben. Model is vaak echter geen ondernemer, en ik merk dat veel modellen moeite hebben met het aanmaken van de factuur en met de andere “zakelijke” vragen.
VAR
http://www.belastingdienst.nl/variabel/verklaring_arbeidsrelatie/
De bedoeling van het VAR nummer is om te verklaren dat je bij mij niet in vaste dienst werkt, maar uitsluitend op opdracth basis. En ik hoef dus voor jouw bijvoorbeeld geen verzekering en andere premies te betalen. Het VAR nummer is makkelijk online aan te vragen, en het duurt 2 tot 8 weken voordat je hem binnen hebt. Hij is gedurende 1 jaar geldig, en je gebruikt hem ook bij de andere opdrachtgevers.
BTW
http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzetbelasting/administratie_bijhouden/btw_nummer/btw_nummer.html
Het BTW nummer zou zeer handig zijn als je denkt toch wat vaker opdrachten te doen als model. Inschrijven bij KvK duurt 20 minuten (zo heb ik ooit ook mijn bedrijf opgestart!), en dankzij BTW kun je ook nog leuke aftrek doen van de kosten die je maakt als model (bijvoorbeeld, reizen etc).
Factuur
De juiste factuur bevat altijd de volgende gegevens:
- jouw volledige naam en adres
- bedrijfsnaam, contact persoon naam en adres van de opdrachtegever (bijvoorbeeld, ICONOGENIC, t.a.v. Katja de Bruijn-Govorushchenko). LET OP verschil: ik ben geen werkgever, maar wel een opdrachtgever.
- factuurnummer (dit nummer is op zich vrij om aan te maken als 01, 001, 2010001 etc., welk systeem je hanteert maakt niet uit zolang elke factuur een uniek nummer heeft)
- factuurdatum (factuurdatum is wat geldt voor de belastingdienst als de datum van de betaling; wees a.j.b. altijd tijdig met het versturen van je factuur, want te late facturen zullen bij ons leiden tot meer administratiekosten)
- omschrijving van diensten (bijvoorbeeld, model staan voor een fotoshoot)
- (indien van toepassing) jouw BTW nummer, het bedrag excl. BTW, het BTW bedrag en het totaal bedrag
- betalingsinstructies (bankrekening, termijn etc)
Hier nog een voorbeeld van een goede factuur (opgezocht door Google): http://www.lancelots.nl/bedrijfsvoering/factureren/voorbeeld
Payroll
Wil je helemaal niets hebben met BTW of VAR, bestaat er nog een mogelijkheid om de derde partij in te schakelen: een payroll organizatie. Dat is een soort bemiddeling tussen jou en de opdrachtgever, die een factuur aanmaakt, met BTW berekening, alles zoals het hoort. Het enige wat jij hoeft te doen is een “werkbrief” aanmaken, met informatie over jezelf, over jouw opdrachtgever en het bedrag waar het om gaat. De verdere stappen onderneemt het payroll bedrijf zelf. Het payroll bedrijf is dan ook diegene die aan jou uitbetaalt voor je opdracht.
Nadeel van payroll is dat je van het afgesproken bedrag een kleine comissie moet betalen.
Voordat je de gegevens gaat invullen bij het payroll bedrijf voor een werkbriefje, controleer altijd met mij of alles juist is ingevuld!